Kouvolan Pyöräilijät kerää jäsenistöstään tarvittavat yhteystiedot ensisijaisesti jäsentietokantaan. Tietokantaa ylläpitää seuran sihteeri. Kouvolan Pyöräilijät voi tarpeen vaatiessa säilyttää tietoja muilla tavoilla, mutta esimerkiksi tapahtumajärjestelyissä tarvittavat puhelinnumeroluettelot tuhotaan kun ne arvioidaan tarpeettomiksi.
Yhteystietoja käytetään seuran ajankohtaisten asioiden tiedottamiseen jäsenistölle. Kouvolan Pyöräilijät ei luovuta jäsenten henkilötietoja kolmansille osapuolille. Jäsenen jättäessä eroilmoituksen seurasta, sihteeri poistaa ko. henkilötiedot tietokannasta.
Kouvolan Pyöräilijät ry 